Outlook Addin FindTime zur Terminfindung nutzen

Mit dem Outlook Addin FindTime von Microsoft könnt ihr schnell einen gemeinsamen Termin finden, ohne dass die Kalender der beteiligten Personen einsehbar sein müssen.

• FindTime: mit FindTime könnt ihr Termine planen und vor allem mit Externen noch einfacher gemeinsame Termine finden.
  • Hier gibt es zwei Wege eine Terminabstimmng in FindTime zu verschicken
    • Für die erste Möglichkeit öffnet ihr eine neue Mail und klickt dann auf das FindTime Icon.
      • Als erstes sollen die Teilnehmer hinzugefügt werden. Das könnt ihr einfach in der Adresszeile machen, in welcher ihr auch eintragt an wen die Mail gehen soll.
      • Als nächstes seht ihr die Optionen rechts in FindTime:

Dunkelblau	Das FindTime Icon in Outlook
Blau	Hier lässt sich die gewünschte Dauer für das entsprechende Meeting einstellen. Die Checkbox „Arbeitszeiten“ ist im standardmäßig aktiv gesetzt, es werden also nur mögliche Termine in den eingestellten Arbeitszeiten angezeigt. Wird die Checkbox auf inaktiv gesetzt, werden z.B. auch Termine um 20:00 Uhr angezeigt.
Orange	Hier lässt sich der Monat und der Tag für das Meeting auswählen.
Gelb	Eine Sortieroption: es lässt sich nach den Verfügbarkeiten der entsprechenden Personen oder nach den Uhrzeiten sortieren. Wenn wie im Screenshot nach Verfügbarkeiten gefiltert wird, werden die möglichen Termine in der Reihenfolge angezeigt, dass möglichst viele Teilnehmer verfügbar sind. Im oberen Block werden Termine angezeigt in der alle als erforderlich gekennzeichneten Teilnehmer verfügbar sind. Darunter werden weitere Termine angezeigt, bei denen dann ggf. nicht alle erforderlichen Teilnehmer frei sind.
Grün	Hier sieht man, welchen Status die Teilnehmer zu diesem Zeitslot haben. Hier gibt es verschiedene Farben: Grün. Die Person hat hier keinen Termin eingetragen Lila: Mit Vorbehalt Rot: Beschäftigt Grau: Externe Teilnehmer, Verfügbarkeit unbekannt
Pink	Bei Klick auf diesen Button werden die Teilnehmer mit ihrem Status zu diesem Zeitslot noch einmal untereinander angezeigt.
Lila	Bei Klick auf diesen Button wird ein Ausschnitt des eigenen Kalenders mit dem vorgeschlagenen Zeitslot angezeigt.

• Es gibt nun die Möglichkeit mehrere Terminslots auszuwählen und auf „weiter“ zu klicken.

• Im nächsten Schritt lassen sich noch verschiedene Einstellungen vornehmen:
  • Zuerst lässt sich einstellen, ob man bei Updates zur Umfrage Mails bekommt.
  • In der zweiten Option kann man einstellen, dass ein Termin automatisch gesetzt wird, wenn die Mehrheit für den Termin abgestimmt hat.
  • In der dritten Option lässt sich einstellen, ob die Termine in meinem Kalender geblockt werden sollen.
  • Abstimmung für Teilnehmer sperren stellt ein, ob Teilnehmer auch alternative Terminvorschläge machen können und ob Teilnehmer weitere Teilnehmer zum Termin einladen dürfen.
• Für die zweite Möglichkeit könnt ihr direkt in eurer Outlook Übersicht eine Mail auswählen und dann auf das FindTime Icon klicken. Ihr habt in der Abstimmung alle Nutzer/innen aus der aktiven Mail in der Terminabstimmung.