Zusammenarbeit mit Microsoft Teams & Office 365

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Teams nimmt als Alternative zu klassischen Kommunikationsmitteln wie E-Mail und Telefon stark an Fahrt auf. Neben bereits bekannten Kollaborationslösungen wie Slack nimmt die Zahl der täglich aktiven Teamsnutzer rapide zu. Doch für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Microsoft Teams sind gemeinsames Commitment und die Kenntnis gewisser Funktionen essentiell. Welche das sind und wie du diese nutzt, stelle ich in diesem Artikel vor.

Team, Kanal, Reiter, Feed & Chat

Teams ist in mehrere Ebenen unterteilt, die es sinnvollerweise zu verstehen und zu unterscheiden gilt. Ein Team ist der Startpunkt der Zusammenarbeit. In ein Team werden interne wie auch ggfs. externe Mitarbeiter eingeladen. In diesem Team können sich alle Mitglieder dann austauschen. Es steht dabei völlig frei, ob es sich um ein Projekt, eine Interessengemeinschaft oder ein organisatorisches Team handelt.

Ein Team ist des Weiteren in Kanale unterteilt. Dies können beispielsweise Kategorien oder einzelne Phasen eines Projekts sein. Tauscht euch am besten vorab kurz aus, welche Kanäle dies sein sollen. Kleiner Tipp am Rande: über die Chat- bzw. Gruppenchat Funktion von Teams könnt ihr dies mit allen Beteiligten auch schon vor Erstellen eines Teams tun. Noch eine Besonderheit: Hast du bspw. 30 Personen in einem Team, wovon nur 10 Personen interne Kollegen sind, wollt ihr euch in diesem Kreise vielleicht auch mal vertraulich austauschen können. Dazu braucht ihr dank privater Kanäle kein zusätzliches Team. Erstelle einfach einen Kanal, wähle dabei „privat“ aus und füge nur die Kollegen hinzu, die dabei sein sollen. Alle anderen Teammitglieder sehen diesen Kanal dann nicht.

Innerhalb eines Kanals hast du dann noch Reiter. „Allgemein“ und „Dateien“ gibt es dabei immer, die bekommst du auch nicht weg. „Allgemein“ ist dabei der Feed deines Teams. Stell es dir wie Facebook vor: es gibt Beiträge, man kann auf diese Beträge direkt antworten und diskutieren, man kann diese auch einfach nur liken. Unter „Dateien“ liegen, wie der Name schon Verrät, eure gemeinsamen Dateien. Lädt man in einem Beitrag im Feed eine Datei als Anhang hoch, findest du diese dann auch zentral unter Dateien wieder.

Über das kleine + Icon kannst du dann noch viele andere Inhalte hinzufügen. Einzelne Dateien direkt einbinden, ein gemeinsames Notizbuch mit OneNote, oder eine Aufgabenplanung mit Planner. Schau mal in den Store, die Möglichkeiten sind grenzenlos 🙂

Tipps zur Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Es wird dir und deinen Kollegen helfen, wenn ihr euch auf ein paar Verhaltensregeln in Teams einigt. Umso mehr diese im Team Anwendung finden, desto besser funktioniert die Lösung für alle, da es keine Parallelwelten oder unterschiedliche Nutzung der Tools gibt.

„An“, „CC“ und „BCC“

Möchtest du konkret von E-Mail zu Teams für deine generelle Kommunikation wechseln, kann ein interessanter Ansatz sein, die bisherigen, sehr etablierten Einordungen der Adressleiste von Outlook zu mappen. Was verwende ich also als Pendant.

  • An: Geht eine Info an eine bestimmte Person oder auch Personengruppe, verwendest du die sog. @mentions in Teams. Per @ kannst du einzelne Personen, ganze Kanäle oder sogar ganze Teams adressieren. Alle darin enthaltenen Personen erhalten dann eine Benachrichtigung von Teams
  • CC: Klassisch, zur Info. Schreibe einfach deinen Beitrag im Feed. Alle im Team erhalten den jeweiligen Kanal fett gedruckt dargestellt und wissen „hier gibt es was Neues, es geht aber nicht direkt an mich adressiert“, zur Info also.
  • BCC: Blindkopie gehörte aus meiner Sicht noch nie zu einem sonderlich fairen Mittel der Kommunikation. Benutz den Chat wenn du jemandem etwas direkt sagen willst. Die wegfallende Konstellation, dass jemand etwas einsieht, was an jemand anderen geht, ohne dass dieser davon erfährt unterstütz eine offen und ehrliche Kommunikation im Unternehmen. Daher mein Appel: lass es einfach weg.

„Multi-Channel-Posting“

Ein wirklich tolles Feature, dem ich einen eigenen Absatz widmen möchte, ist das tolle Feature „In mehreren Kanälen posten“. Nicht selten hast du nicht nur eine Rolle bzw. bist Mitglied in diversen Teams. Hast du Informationen, die für mehrere Teams und damit unterschiedliche Gruppen relevant sind, musst du den Beitrag nicht in allen Teams einzeln schreiben und veröffentlichen. Klicke bei Schreiben eines Beitrages auf das kleine „A“ Icon unter der Textbox. Ganz rechts oben in der vergrößerten Ansicht findest du dann den Button „In mehreren Kanälen posten“. Dies geht teamübergreifend in allen Teams auf die du berechtigt bist. Das Coolste an der Sache: änderst oder löscht du den Beitrag, geschieht dies gesammelt in allen Teams wo der Beitrag gepostet wurde.

Gemeinsames Terminprotokoll mit OneNote

Jede Absprache, die ihr im Team, sei es organisatorisch oder in einem Projekt trefft, sollte auch gemeinsam festgehalten werden. Ein Jour Fixe- oder Terminprotokoll wird dabei aber leider oft von mehreren Terminteilnehmern einzeln und nur für sich alleine erstellt. Vermeidbarer Aufwand. Legt euch ein gemeinsames OneNote Notizbuch in eurem Team an. Es ist dann auch gleich allen Mitgliedern des Teams freigegeben. Wohlgemerkt sogar späteren Mitgliedern, die ihr dem Team hinzufügt.

Bei einem Outlooktermin, sei es eine Serie oder Einzeltermin gibt es den magischen Button „Besprechungsnotizen“. Geht der Terminorganisator auf diesen Button, kann er wählen, ob er zu diesem Termin Notizen für sich oder für alle die am Termin teilnehmen erstellen möchte. Natürlich möchte er diese für alle die teilnehmen erstellen 🙂
(Wenn das ganze Notizbuch jedoch für alle Mitglieder eines Teams freigegeben ist, kann auch jeder Terminteilnehmer das Protokoll erstellen. Auch wenn er wählt „Eigene Notizen erstellen“, kann er das gemeinsam freigegebene Notizbuch auswählen und dadurch alle Teamsteilnehmer an dem Protokoll teilhaben lassen.

Das beste an dieser Funktion: Die typischen 5 Min. am Anfang eines Meetings, wer alles dabei ist, Datum, Ort usw. entfallen, alles wird automatisch aus dem Outlooktermin in die OneNote Notizseite übernommen. Magic.
Wenn du richtig übertreiben willst, überlegst du dir vorher ein schickes Standardformat in OneNote, legst dies einfach einmal an und wählst dann in OneNote unter „einfügen“ / „Seitenvorlagen“ aus, dass deine schicke Vorlage für jede neue Seite in dem Notizbuch angewendet wird. OneNote kombiniert dann sogar die Informationen aus Outlook mit den Informationen aus deiner schicken Vorlage. Noch mehr Magic.

Für die Experten unter euch erkläre ich in einem kurzen Videotutorial, wie ihr das mit Power Automate ganz automatisch erstellen lassen könnt. Vor deinem Outlooktermin wird automatisch ein Protokoll in OneNote angelegt und deine Kollegen in Teams darüber benachrichtigt. Natürlich direkt mit Link auf das Protokoll, yeah 🙂

Dokumentenbearbeitung mit OneDrive

Du kennst das, du hast ein Dokument und es geht los. E-Mail an 10 Personen. 3 reagieren nicht, 4 haben Rückfragen und 3 schicken dir ihre Version des Dokument zurück und du musst alles wieder zusammenführen. Word und seine Formatierungskünste machen dich entgültig fertig.

Die Lösung? OneDrive. Deine Datei bleibt da liegen wo sie ist, du holst die 10 Personen einfach mit drauf. Schneller Rechtsklick auf „Teilen“ und du kannst einfach interne oder auch externe Personen per Mailadresse auf deine Datei berechtigen. Bearbeitet ihr dann die Datei, seht ihr alle, wer noch so auf der Datei unterwegs ist und an welcher Stelle er gerade arbeitet. Das gilt übrigens für Word, Excel und Powerpoint. Hat einer Fragen schreibt er einfach einen Kommentar an die passende Stelle. Seit Neuestem könnt ihr hier auch noch @mentions nutzen, wie das läuft habe ich ja oben schon beschrieben. Der Kollege der bisher nicht in das Dokument schaut wird spätestens mitmachen, wenn er direkt erwähnt wird. Wer will dann nicht wissen, was da eigentlich steht? 😉

Aufgabenplanung mit Planner

Offene Punkte Listen in Excel? Etabliert und per se auch gar nicht mal so schlecht. Aber wer hat die Aufgabe eigentlich auf erledigt gesetzt? Können wir mal eine Übersicht haben, welche Aufgaben gerade bei Dieter in Bearbeitung sind? Stand in dieser Spalte nicht letzte Woche noch was anderes drin?

All diese Fragen könnt ihr mit Planner bedienen. Probier es einfach mal aus. + Icon in Teams klickern, Planner wählen und rein mit den Aufgaben. Planner ist in sog. Buckets eingeteilt. Grob vergleichbar mit den Spalten in Excel. Committet euch dabei im Team, in welche Bereiche ihr diese Buckets einteilen wollt. Wenn ihr euch unsicher seit, fangt ihr einfach mit der Standard Statuseinteilung „Offen“ -> euer Backlog, „In Arbeit“ und „erledigt“ an. Kanban lässt grüßen.

Als zweite Ebene der Übersicht könnt ihr dann noch bis zu 6 Label vergeben. Das können Kategorien oder Bearbeitergruppen sein. Oder auch alles Andere. Nach diesen Labels, aber auch nach eigentlich allen anderen Informationen dieser Aufgaben könnt ihr dann filtern oder gruppieren. Das macht schon etwas mehr Spaß als Excel 🙂

Am besten finde ich an Planner, dass bei jeder Aufgabe eine Kommentarhistorie unten dran hängt. Im Vergleich zu Excel sehe ich also noch, was vorher mal da Stand.

Letzter Tipp zu Planner. Besprecht euch darauf, dass erledigte Aufgaben zunächst im Kommentar mit einem kurzen Ergebnistext versehen werden. Erst in einer gemeinsamen Runde werden dann diese Aufgaben auf den Status „erledigt“ gesetzt. So bekommen alle die Umsetzung und dessen Ergebnis auch noch mal aktiv mit.

Wenn du früher oder später in mehreren Planner-Boards Mitglied bist, gehst du am besten in Teams auf den Menüpunkt Planner und dann auf den Reiter „Meine Aufgaben“. Du bekommst alle dir zugewiesenen Aufgaben in einer Übersicht angezeigt. Alternativ findest du das ganze auch von überall zugänglich auf office.com -> Planner.

Fazit

Die Möglichkeiten mit Office 365 und Teams sind wahrhaftig grenzenlos. Lass dich davon einfach nicht erschlagen. Geh mutig in die Tools und probiere aus, es kann nichts explodieren. Die Integration der Tools untereinander und viele viele tolle Funktionen im Detail werden immer weiter wachsen. Am Ende ist es gut sich damit im Team auseinander zu setzen und sich aus dem Blumenstrauß der Möglichkeiten auf ein paar Regelungen für den Arbeitsalltag zu einigen. Das hilft bereits viel, davon nicht erschlagen zu werden.

Viele Grüße
Jan